Kinh doanh cửa hàng cafe là một công việc không hề đơn giản mà yêu cầu bạn phải thực hiện phối hợp nhiều nghiệp vụ một cách nhịp nhàng và linh hoạt. Với sự phát triển của khoa học công nghệ như hiện nay, các phần mềm quản lý quán cafe đang trở thành những công cụ đắc lực không thể thiếu để giúp bạn nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh. Phần mềm quản lý quán cafe có thật sự cần thiết không và nếu không sử dụng nó thì bạn có thể sẽ phải đối mặt với những rủi ro gì ? Cùng tìm hiểu ngay bây giờ qua bài viết dưới đây nhé.
Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Theo iPOS.vn – Công ty sở hữu sản phẩm phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay thì phần mềm quản lý quán cafe có định nghĩa:
Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm cho phép bạn thực hiện các nghiệp vụ như: order món, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán… Ngoài ra có thể theo dõi các hoạt động của nhân viên, thu thập và chăm sóc hội viên, theo dõi các hoạt động từ xa mọi lúc mọi nơi.
Nguồn: https://ipos.vn/phan-mem-quan-ly-quan-cafe/
Rủi ro trong quản lý doanh thu của cửa hàng cafe
Trong kinh doanh cửa hàng cafe nói riêng hay trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào thì doanh thu luôn là một trong những yếu tố mang ý nghĩa sống còn, chính vì vậy mà việc thống kê, tính toán và quản lý doanh thu luôn được ưu tiên chú trọng hàng đầu. Vậy công việc quản lý doanh thu của một cửa hàng cafe sẽ như thế nào nếu bạn không có sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý quán cafe ? Trong các hoạt động hàng ngày của cửa hàng, có rất nhiều hoạt động có thể ảnh hưởng và tác động lên doanh thu và nếu không có phần mềm quản lý quán cafe thì từ những khâu đơn giản đến phức tạp để vận hành quan cafe đều có thể xảy ra sai sót hoặc được thực hiện một cách kém năng suất và hiệu quả.
Quản lý bán hàng
Bán hàng chính là nghiệp vụ trực tiếp tạo ra doanh thu cho cửa hàng của bạn và nó cũng chính là nghiệp vụ phức tạp, tiêu tốn nhiều chi phí đầu tư của chủ doanh nghiệp nhất. Phần mềm quản lý quán cafe cung cấp cho bạn đầy đủ các chức năng để bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ bán hàng một cách chuyên nghiệp. Từ khâu order, chuyển đơn hàng cho bộ phận pha chế đến quy trình thanh toán đều được thực hiện đơn giản và nhanh chóng với phần mềm quản lý quán cafe. Quy trình bán hàng được thực hiện đơn giản mà hiệu quả và chính xác là bởi mọi thao tác đều được thực hiện bằng máy tính cảm ứng hiện đại trên một nền tảng công nghệ cao duy nhất.
Thử tưởng tượng mà xem, đối với phương pháp quản lý quán cafe truyền thống, bạn thậm chí phải bỏ chi phí để thuê cả nhân viên order và nhân viên thu ngân để thực hiện những công việc riêng biệt nhưng vẫn không thể tránh được những sai sót như nhân viên order nhầm, pha chế nhầm do lỗi ghi chép tay hay nhân viên thu ngân tính toán sai. Tất cả những lỗi nhỏ đó đều có thể là nguyên nhân ảnh làm giảm doanh thu của bạn. Giờ đây, với phần mềm quản lý quán cafe, bạn chỉ cần thuê 1 nhân viên và có thể đảm nhiệm đồng thời hai vị trí trên. Phần mềm có thể kết nối với máy in cho phép in, xuất hóa đơn trực tiếp, thực hiện tính toán và thanh toán bằng bộ đếm hiện đại hạn chế tối đa sai sót. Do đó, công việc vừa được thực hiện một cách nhịp nhàng, hiệu quả, lại tiết kiệm được cả thời gian và chi phí thuê nhân công. Hơn thế, nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp cửa hàng cafe của bạn.
Quản lý nhân viên
Nhân viên là một trong những nguồn lực quan trọng trong cửa hàng cafe, chính vì vậy mà đối tượng này cũng cần được quản lý hiệu quả. Với việc sử dụng sổ ghi chép và không có sự can thiệp của công nghệ hiện đại, bạn rất khó để có thể giám sát hoàn toàn mọi hoạt động của nhân viên và cũng không thể đảm bảo rằng họ có thực sự trung thực trong quá trình làm việc, thanh toán, kết toán và báo cáo hay không. Thật khó để bạn có thể tìm được người mà mình có thể tin tưởng 100%. Với phần mềm quản lý quán cafe, mọi thông tin, dữ liệu đều được cập nhật và đồng bộ hóa trên một hệ thống duy nhất giúp bạn có thể theo dõi và quản lý mọi hoạt động của cửa hàng và hạn chế tối đa sự gian lận của nhân viên.
Chưa hết, các phần mềm quản lý quán cafe hiện nay còn được tích hợp chức năng chấm công nhân viên theo ngày, giờ làm việc, làm thêm, hay nghỉ phép, … hỗ trợ hiệu quả trong quá trình kế toán lương, thưởng.
Rủi ro trong quản lý nguyên liệu
Nếu doanh thu là yếu tố đầu ra quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh thì chi phí là là yếu tố đầu vào tiên quyết ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của bạn. Sử dụng phương pháp quản lý truyền thống không có sự trợ giúp của phần mềm quản lý quán cafe thực sự bộc lộ nhiều hạn chế trong việc quản lý nguyên liệu.
Quản lý thất thoát nguyên vật liệu
Một trong những nguyên tắc bất di bất dịch đối với cửa hàng kinh doanh cafe đó là phải định lượng nguyên liệu. Dựa vào định lượng đó bạn mới có thể tính được giá thành của sản phẩm một cách chính xác và hợp lý nhất cũng như quản lý chất lượng sản phẩm tối ưu nhất.
Nếu không định lượng, nhân viên pha chế sẽ không thể pha chế một cách chính xác và chỉ cần một giây phút pha chế theo cảm tính thì việc thất thoát nguyên liệu chắc chắn sẽ xảy ra dù là cô tình hay vô ý. Sự sai lệch nhỏ nhưng nếu xảy ra với tần suất nhiều lần sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến số lượng nguyên liệu của cửa hàng, từ đó làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận của cửa hàng.
Chưa hết, việc pha chế không có định lượng tạo nên sự không đồng đều trong chất lượng sản phẩm và đây là điều tối kỵ đối với các chuỗi cửa hàng đặc biệt là các chuỗi cửa hàng cafe nhượng quyền thương hiệu. Đây chính là lý do vì sao phần mềm quản lý quán cafe lại mang lại cho chủ doanh nghiệp sự hài lòng vượt trội khi sử dụng. Bởi nó quản lý nguyên liệu dựa trên công thức pha chế của đồ uống, điều này giúp quản lý nguyên liệu sát sao, hạn chế tối đa sự thất thoát nguyên vật liệu đồng thời đảm bảo được chất lượng của sản phẩm.
Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho cũng là một chức năng vô cùng hữu ích mà phần mềm quản lý quán cafe mang đến cho người dùng. Hệ thống theo dõi sát sao và thông báo tình trạng thực của nguyên liệu trong kho như hàng hóa sắp hết hạn hoặc đang sắp đạt ngưỡng tồn tối thiểu để chủ doanh nghiệp có sự điều chỉnh và lên kế hoạch giải quyết, khắc phục kịp thời.
Bạn thấy đấy, nếu không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, bạn sẽ phải đối mặt với rất rất nhiều vấn đề đau đầu làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh. Vậy còn chần chừ gì mà không tìm hiểu và đầu tư ngay cho cửa hàng cafe của mình một phần mềm quản lý chất lượng nào. Để biết thêm thông tin chi tiết cũng như nhận được sự hỗ trợ và tư vấn, bạn đọc vui lòng truy cập website ipos.vn. Xin chân thành cảm ơn !